Ngày 22/3/2007, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 18/2007/QĐ-BTC quy định về việc in, phát hành, sử dụng và quản lý vé máy bay điện tử (sau đây gọi tắt là Quyết định 18). Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhiều vướng mắc như: thủ tục chứng từ để được hạch toán chi phí hợp lý và khấu trừ thuế GTGT đối với vé máy bay điện tử, hay vé máy bay điện tử chỉ có chữ ký mà không đóng dấu tròn như quy định đối với hoá đơn có hợp lệ hay không… Trong phạm vi bài viết này sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một số quy định cơ bản về vé máy bay điện tử.
Vé máy bay điện tử là tập hợp những thông tin được khởi tạo, lưu trữ và xử lý trên hệ thống máy tính điện tử theo các tiêu chuẩn chung về thông tin, định dạng thông tin được Hiệp hội hàng không quốc tế quy định. Vé điện tử có đầy đủ các thông tin như trên Vé giấy. Tuy nhiên, điểm khác biệt so với vé giấy là người mua sẽ không nhận một tấm vé giấy 2-3 trang như thông thường. Bởi mọi thông tin về vé đã được ghi lại trong hệ thống mạng máy tính của hãng. Mặt khác khi mua vé giấy, nhân viên bán vé có khi không yêu cầu khách hàng xuất trình giấy tờ tùy thân nhưng với vé điện tử thì khi đặt mua, hành khách buộc phải khai báo giấy tờ tùy thân (CMND hoặc hộ chiếu...).
Các thông tin cơ bản của vé điện tử được giao cho khách hàng dưới dạng tờ “hành trình/phiếu thu” được in ra bằng giấy hoặc gửi cho khách hàng thông qua các phương tiện điện tử. Tờ thông tin vé điện tử “hành trình/phiếu thu” bao gồm (nhưng không hạn chế) các thông tin sau:
• Hãng xuất vé, đại lý và nơi xuất vé.
• Tên hành khách.
• Thông tin vé: số vé, ngày xuất vé, hành trình vé và tình trạng đặt chỗ.
• Thông tin chuyến bay: Số hiệu chuyến bay, hãng khai thác, ngày và giờ cất hạ cánh.
• Thông tin thanh toán: chi tiết giá vé, thuế, các phụ phí và hình thức thanh toán.
• Điều kiện vé, hành lý miễn cước
Vé điện tử được Hãng hàng không hoặc Đại lý của Hãng hàng không giao dịch với khách hàng theo một trong hai phương thức sau:
1- Vé điện tử giao dịch bằng phương tiện điện tử là vé điện tử giao dịch với khách hàng trực tuyến qua website của Hãng hàng không hoặc Đại lý được Hãng hàng không uỷ quyền.
2- Vé điện tử giao dịch trực tiếp tại quầy bán vé được thanh toán bằng các hình thức thanh toán qua ngân hàng phù hợp với quy định của ngân hàng, bằng tiền mặt, bằng các loại thẻ thanh toán tín dụng.
* Quy trình luân chuyển vé điện tử
1- Khởi tạo vé điện tử:
a/ Khách hàng chọn sản phẩm (lịch trình bay, hạng ghế…), giá và đặt chỗ.
b/ Nhân viên bán vé của phòng vé hoặc đại lý bán vé cập nhật các thông tin vào hệ thống bán vé. Các thông tin trên vé điện tử giống như vé giấy và theo quy định chung của Hiệp hội hàng không quốc tế. Sau khi kiểm tra thông tin, nhân viên bán vé khẳng định thông tin thì vé điện tử được xuất:
- Chỉ có một vé điện tử (serial number) duy nhất được tạo ra.
- Toàn bộ thông tin của vé điện tử được lưu trữ và có thể truy cập trong hệ thống vé điện tử hoặc hệ thống lưu trữ vé điện tử của Hãng hàng không.
- Vé điện tử được khởi tạo bảo đảm không được sửa đổi (do hệ thống xuất vé điện tử khống chế) nhưng có thể được huỷ theo thời hạn quy định của Hãng hàng không do chính người khởi tạo huỷ hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Khi huỷ số vé điện tử thì thông tin của vé điện tử đó vẫn được lưu trữ trong hệ thống và chuyển sang trạng thái huỷ.
2- Giao vé điện tử cho khách hàng:
- Đối với khách hàng mua vé trực tuyến qua các website thì vé điện tử giao cho khách hàng theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
- Đối với khách hàng mua vé trực tiếp tại quầy bán vé thì vé điện tử giao cho khách hàng là tờ “hành trình/phiếu thu” kèm theo Phiếu thu tiền cước vận chuyển.
* In vé điện tử
1- Vé điện tử giao dịch bằng phương tiện điện tử là dữ liệu vé điện tử của Hãng hàng không gửi đến cho khách hàng, chứng từ điện tử này phải theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, quy định của Luật kế toán và khách hàng có thể tự in ra.
2- Vé điện tử giao dịch trực tiếp với khách hàng tại quầy bán vé do Hãng hàng không hoặc Đại lý bán vé in trực tiếp từ hệ thống dữ liệu máy tính (tờ hành trình/phiếu thu) kèm theo Phiếu thu tiền cước vận chuyển giao cho khách hàng
(Ảnh: Mẫu vé điện tử và xác nhận hành trình của Pacific Airlines. Nguồn: www.pacificairlines.com.vn)
Như vậy, Vé điện tử giao cho khách hàng theo quy định nêu trên là chứng từ hợp pháp để khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp và để thanh, quyết toán tài chính cho các đơn vị thụ hưởng ngân sách nhà nước. Cụ thể theo quy định tại Điều 4, Điều 5, Điều 6, Điều 7 Quyết định 18 thì hoá đơn, chứng từ để vé máy bay được hạch toán chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế và khấu trừ thuế GTGT là:
* Trường hợp vé điện tử thì chứng từ phải có:
- Vé điện tử hoặc tờ “hành trình/phiếu thu”.
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển theo mẫu quy định tại Quy chế in, phát hành, sử dụng và quản lý vé máy bay điện tử ban hành theo Quyết định số 18/2007/QĐ-BTC nêu trên, đã được đăng ký mẫu, đăng ký lưu hành với cơ quan thuế.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng).
* Trường hợp khách hàng mua vé máy bay truyền thống bằng giấy, chứng từ phải là cuống vé máy bay và chứng từ thanh toán.
Về vấn đề vé máy bay điện tử có phải yêu cầu đóng dấu, chữ ký của hai bên mua và bên bán hay không, Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định:
“Điều 8. Lập hóa đơn điện tử
1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
2. Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ.
Các hình thức gửi hóa đơn điện tử:
- Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.”
Tuy nhiên, riêng đối với vé máy bay điện tử, tại điểm 5 công văn số 427/TCT-CS ngày 29/1/2011 (sau đây gọi tắt là Công văn 427) của Tổng cục thuế trả lời Tổng Công ty Hàng không Việt Nam thì không nhất thiết phải có dấu người bán
“5. Về dấu của người bán trên hóa đơn:
Tại điểm 4 công văn số 17716/BTC-TCT ngày 27/12/2010 về việc hướng dẫn một số vướng mắc trong quá trình thực hiện Thông tư 153, Bộ Tài chính đã có hướng dẫn về tiêu thức “dấu” trên hóa đơn: “Bộ Tài chính giao Cục thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế thì Cục thuế có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức ”dấu của người bán”.
Để thống nhất thực hiện trong Tổng công ty, Tổng cục Thuế chấp thuận đề nghị của Tổng công ty: Tổng công ty và các chi nhánh khi bán vé vận tải trên hóa đơn không nhất thiết phải có dấu người bán.”
Ngoài ra công văn 427 còn quy định một số điểm riêng đối với vé máy bay điện tử như:
- Vé điện tử sử dụng cho vận chuyển hành khách xuất từ Website thương mại của Vietnam Airlines (tờ thông tin hành trình/phiếu thu vé điện tử) được thiết kế theo mẫu chung của Hiệp hội hàng không quốc tế (IATA) là một loại hóa đơn điện tử, nhưng trên vé điện tử không nhất thiết phải có Mẫu số, Ký hiệu, Số thứ tự. Đối với hóa đơn tự in: Tổng công ty được sử dụng hóa đơn có số hóa đơn theo định dạng: Tên Module_CodeAgentYYYYMMPP (Tên chương trình_Mã Đại lý/Năm/Tháng/Kỳ).
- Tổng công ty ủy nhiệm cho đại lý lập hóa đơn tự in thì không cần phải đóng dấu của Tổng công ty
- Về mẫu hóa đơn: Tại Phụ lục 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC hướng dẫn về ký hiệu mẫu hóa đơn hướng dẫn: “Ký hiệu 01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.” Căn cứ hướng dẫn trên, về thứ tự mẫu hóa đơn: Tổng công ty có thể đặt theo hệ thống của đơn vị Tổng công ty như: mẫu 01GTKT3/001: dành cho đơn vị A, mẫu 01GTKT3/002: dành cho đơn vị B,…
- Về tên loại hóa đơn: hình thức và nội dung “Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không” được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Tổng công ty có thể sử dụng tên loại hóa đơn là “Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không” hoặc “Hóa đơn – Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không” hoặc “Hóa đơn – Phiếu thu tiền cước…”
02:05
Mega365
